Teema-arvio luottolaitosten toisen puolustuslinjan resursseista
Finanssivalvonta selvitti vuoden 2024 aikana kuuden luottolaitoksen toisen puolustuslinjan resursseja. Toisella puolustuslinjalla tarkoitettiin teema-arviossa luottolaitoslain (610/2014, LLL) 9 luvun 8 §:n mukaisia 1. liiketoiminnoista riippumatonta riskien valvontatoimintoa sekä 2. säännösten ja sisäisten toimintaperiaatteiden noudattamista valvovaa toimintoa, jatkossa ’compliance’.
Teema-arvion tavoitteena oli selvittää osallistuneiden luottolaitosten toisen puolustuslinjan resursseja, eli niiden määrää, osaamista ja tehtäviin käytettyä aikaa. Selvitys toteutettiin luottolaitoksille lähetettyyn kyselyyn sekä niiden toimittamaan liiteaineistoon pohjautuen. Arvion tietojen ajankohta oli 31.3.2024. Sen taustalla olivat LLL 7 ja 9 luvun säännökset sekä Euroopan pankkiviranomaisen (EBA) ohjeet hallinnosta ja ohjauksesta (EBA/GL/2021/05), joiden riskienhallinnan ja sääntelyn seurannan järjestämistä koskevia kohtia on käytetty teema-arviossa.
Havainnot sisältävät sekä riskienhallinnan että compliance-toiminnon havainnot, niitä erittelemättä.
Resurssien riittävyys
Valtaosa kohderyhmän toimijoista oli tunnistanut resurssivajetta eri riskialueillaan, ja tämä on johtanut joissain vastaajissa myös siihen, että kaikkia riskienhallinnan tehtäviä ei ole suoritettu oikea-aikaisesti.
Joidenkin riskialueiden kohdalla vastauksissa tehtävien suorittamiseen käytettävä aika-arvio ylitti selvästi vastaajan käytettävissä olevat tosiasialliset resurssit.
Finanssivalvonta huomauttaa, että sisäisillä valvontatoiminnoilla on oltava riittävät resurssit. On varmistettava riittävä määrä pätevää henkilöstöä, heidän pätevyyttään on jatkuvasti ylläpidettävä ja tarvittaessa heitä on koulutettava.
Finanssivalvonta suosittaa arvioimaan resurssien riittävyyden, jotta riskienhallinnan tehtävät saadaan suoritettua laadukkaasti ja oikea-aikaisesti.
Riskienhallinnan eri tehtäviin käytetty aika
Usean vastaajan kohdalla raportoinnin havaittiin vievän merkittävästi enemmän aikaa kuin muut riskienhallinnan keskeiset tehtävät. Ilmiön taustalla voivat vaikuttaa riittämättömyys joko henkilöresurssien yleisessä määrässä tai käytettävien järjestelmien laadussa.
Lisäksi riskien vähentämisen varmistamiseen käytettyä aikaa on vastausten perusteella pidettävä joillakin riskialueilla vähäisenä. Tässäkin taustalla voivat vaikuttaa kyseisen riskialueen henkilöresurssien yleinen määrällinen riittämättömyys.
Puutteellinen dokumentaatio
Osalla vastaajista oli puutteita riskienhallinnan tehtävien ja toimintojen dokumentaatiossa. Tämä voi johtaa siihen, että toisen puolustuslinjan henkilöstölle ei ole selvää, mitä heidän työtehtäviinsä kuuluu, miten ne tulisi suorittaa ja kenelle raportoida mahdollisista poikkeamista.
Finanssivalvonta suosittaa, että valvottava varmistaa, että toiminnoista ja tehtävistä on asianmukaiset kirjalliset kuvaukset.
Toisen puolustuslinjan riippumattomuus
Yhdellä osallistujista puuttui vielä toisen puolustuslinjan johtajien säännölliset tapaamiset hallituksen tai asianomaisen valiokunnan kanssa ilman toimivaa johtoa.
Finanssivalvonta suosittaa, että valvottava järjestää toiminnan siten, että säännönmukaiset tapaamiset ovat mahdollisia ilman toimivan johdon läsnäoloa.
Toisen puolustuslinjan osaamisen varmistaminen
Finanssivalvonta havaitsi epäsuhtaa säännöllisen kouluttautumisen tarjonnassa.
- Vain osa riskialueen asiantuntijoista on saanut riskialueeseensa liittyvää koulutusta.
- Eräiden osallistujien havaittiin kouluttavan eniten pisimmän kokemuksen omaavia, vähemmän työkokemusta omaavien jäädessä kokonaan vaille oman riskialueensa koulutusta.
- Joillain riskialueilla koulutusta ei ollut lainkaan järjestetty vuosien 2022–2023 aikana.
Finanssivalvonta pitää hyvänä käytäntönä sitä, että riskialueiden edellyttämän osaamisen varmistamiseksi ja ylläpitämiseksi valvottavat varaavat henkilöstön koulutusta varten resursseja. Tämä voi ilmetä esimerkiksi budjetoituina varoina tai työajan varaamisena kouluttautumiseen. Ks. EBA ohje (EBA/GL/2021/05) kohdat 182 ja 207.
Luottolaitoksen hallituksen tehtävät
Finanssivalvonta edellyttää, että luottolaitosten hallitukset ryhtyvät korjaaviin toimenpiteisiin saattaakseen riskienhallinnan ja compliance-toiminnon resurssit vastaamaan luottolaitoksen toiminnan monimuotoisuuden ja laajuuden edellyttämää tasoa, jotta luottolaitoslaissa asetetut vaatimukset täyttyvät.
”Hallitukset arvioivat hyvin harvoin, jos lainkaan riippumattomien valvontatoimien tehokuutta (LLL 7:1 § 4 mom.). Hallituksilta näytti pääsääntöisesti puuttuvan arvioinnin tekemisen mahdollistava selvitys valvontatoimintojen toiminnasta.
Suositus: Finanssivalvonta suosittaa, että hallitukset edellyttävät toimivalta johdolta säännöllisesti selvitystä, jonka perusteella hallitus voi arvioida riippumattomien valvontatoimintojen tehokkuutta.”
Vaihtoehtoisesti riippumattoman sisäisen arvion voi EBA/GL/2021/05 kohdan 155 mukaan tehdä sisäisen tarkastuksen toiminto.
Lisätietoja antaa
Erika Penttilä, johtava asiantuntija, erika.penttila(at)finanssivalvonta.fi tai puhelin 09 183 5270.