Sijoituspalveluyritysten, rahastoyhtiöiden ja vaihtoehtorahastojen hoitajien ulkoistetun compliance-toiminnon järjestämisessä ja laadussa on merkittäviä puutteita
Finanssivalvonta keräsi vuonna 2022 sijoituspalveluyrityksiltä, rahastoyhtiöiltä ja vaihtoehtorahastojen hoitajilta kyselyn avulla tietoa ulkoistetun compliance-toiminnon järjestämisestä ja resursseista. Kyselyyn vastasi 28 valvottavaa eli kaikki tuolloin toimiluvan omanneet yhtiöt, jotka olivat ulkoistaneet compliance-toiminnon konsernin ulkopuolelle joko kokonaan tai osittain.
Selvityksen tavoitteena oli selvittää, miten ulkoistettu compliance-toiminto ja sen tehtävät on järjestetty, onko toiminnolle varattu riittävät määrälliset ja laadulliset resurssit sekä miten ulkoistettua toimintoa valvotaan. Selvityksen taustalla on Finanssivalvonnan valvonnassaan tekemä huomio compliance-toiminnon ulkoistuksen yleistyvyydestä.
Finanssivalvonta katsoo selvityksen perusteella, ettei ulkoistetun compliance-toiminnon laatu ole ollut riittävää. Kaikilla selvitykseen osallistuneilla valvottavilla oli puutteita ulkoistetun compliance-toiminnon järjestämisessä.
Merkittävimpiä havaintoja ja puutteita olivat:
Compliance-toiminnon ajankäytössä, resurssoinnissa, osaamisessa ja organisoinnissa on puutteita
- Ulkoistetuilla compliance officereilla ei ole riittävästi aikaa ja osaamista tehtäviensä hoitamiseen, sillä compliance ei ole suorittanut kaikkia sille kuuluvia tehtäviä riittävällä tavalla.
- Ulkoistettu compliance ei ole tavoitettavissa tai läsnä valvottavien yhtiöiden päivittäisessä toiminnassa suorittaessaan tehtävää. Suurin osa valvonnasta tehdään kirjoituspöytäharjoituksina.
- Ulkoistettu compliance ei ole riittävästi läsnä hallituksen kokouksissa, joissa esitetään compliance-toiminnon toimintaa (mm. riskiarvio, valvontaohjelma, raportointi).
- Valvottavien compliance-vastaavien osaamisessa on puutteita.
Yhtiöiden hallitusten toiminnassa on kehitettävää
- Valvottavien hallitukset eivät riittävällä tavalla arvioi compliance-toiminnon resursointia ja tehokkuutta.
- Hallituksilla ei ole riittävää osaamista arvioida tai kyseenalaistaa toiminnon riittävyyttä ja asianmukaisuutta.
Compliance-toiminto ei hoida kaikkia sille kuuluvia tehtäviä sääntelyn edellyttämällä tavalla
- Compliance-raportoinnin sisällössä on paljon puutteita.
- Compliancen toiminta on pääosin sääntelykatsauksia hallitukselle ja ohjeiden päivittämiseen osallistumista. Compliancen suorittamat tarkastus- ja valvontatehtävät puuttuvat joko osittain tai kokonaan.
Vaikka selvitys keskittyy konsernin ulkopuolisiin ulkoistuksiin, soveltuvat Finanssivalvonnan näkemykset compliance-toiminnon järjestämisestä suurelta osin myös konsernin sisäisiin ulkoistuksiin, sekä tilanteisiin, joissa compliance-toimintoa ei ole ulkoistettu.
Finanssivalvonnan havainnot edellyttävät kaikilta kyselyyn osallistuneilta yhtiöiltä toimenpiteitä, joita Finanssivalvonta tulee seuraamaan. Finanssivalvonta edellyttää, että myös muut sijoituspalveluyritykset, rahastoyhtiöt ja vaihtoehtorahastojen hoitajat huomioivat Finanssivalvonnan valvontakirjeessä nostamat havainnot ja näkemykset sekä ryhtyvät tarvittaviin toimenpiteisiin.
Finanssivalvonta muistuttaa, että yhtiöiden on tehtävä fit&proper -ilmoitus sekä yhtiön compliance-vastaavasta että ulkoistetusta compliance officerista. Lisätietoa ilmoituksista löytyy Finanssivalvonnan verkkosivuilta.
Lisätietoja antavat
- Hannele Alanen, markkinavalvoja, puhelin 09 183 5292 tai hannele.alanen(at)finanssivalvonta.fi
- Heidi Tähtinen, markkinavalvoja, puhelin 09 183 5314 tai heidi.tahtinen(at)finanssivalvonta.fi