Vakuutusyhtiön hallituksen varajäsenen vastuu ja osallistuminen päätöksentekoon

Vakuutusyhtiön hallitus voi koostua pelkistä varsinaisista jäsenistä, tai siihen voi kuulua myös varajäseniä. Vakuutusyhtiöissä käytetään kumpaakin tapaa.

Hallituksen varajäsen toimii ja on velvollinen toimimaan hallituksen varsinaisen jäsenen tilalla hallituksessa vain silloin, kun varsinainen jäsen on estynyt tilapäisesti tai pysyvästi toimimasta tehtävässään. Tällöin varajäsenellä on hallituksen jäsenen oikeudet ja velvollisuudet, ja varajäsenen osallistuminen päätöksentekoon ja vastuu tehdyistä päätöksistä on yksiselitteistä.

Jos hallituksen varajäsen osallistuu hallituksen kokouksiin myös silloin, kun hän ei toimi varsinaisen jäsenen tilalla, varajäsenen asema tulee arvioitavaksi tapauskohtaisesti päätöksenteko-olosuhteiden perusteella. Varajäsenelle voi syntyä vastuu tehdyistä päätöksistä, jos varajäsen toimii hallituksen kokouksessa varsinaisen jäsenen tavoin käyttäen todellista vaikutusvaltaa yhtiön asioissa, esimerkiksi osallistumalla päätösehdotusten tekemiseen tai lopullisen päätöstekstin muokkaamiseen puheoikeuden kautta.

Finanssivalvonta valvoo hallituksessa tapahtuvaa päätöksentekoa ja vakuutusyhtiön muuta toimintaa muun muassa seuraamalla hallitusmateriaaleja, mikä korostaa pöytäkirjoista saatavan informaation oikeellisuuden merkitystä.

Suositus

Finanssivalvonta pitää tarkoituksenmukaisena johtamisjärjestelmien selkeyden, päätöksenteosta seuraavan vastuun ja vastuussa olevien valvonnan kannalta, että hallituksen päätöskeskusteluun osallistuvat ainoastaan varsinaiset hallituksen jäsenet ja heidän estyneenä ollessaan heidän tilallaan toimivat varajäsenet.

Finanssivalvonta suosittaa,

• että hallituksen varajäsenet osallistuvat hallituksen kokoukseen vain silloin, kun he toimivat varsinaisten jäsenten tilalla, tai
• jos hallituksen kokoukseen osallistuvat varajäsenet eivät toimi varsinaisten jäsenten tilalla, kokouksesta laaditaan pöytäkirja, josta käy selkeästi ilmi varajäsenten käyttämien puheenvuorojen sisältö ja muu osallistuminen kokouksessa.

Suositus koskee vahinko-, henki- ja työeläkevakuutusyhtiöitä.

Lisätietoja antaa

Kaisa Forsström, osastopäällikkö, puhelin 09 183 5252 tai kaisa.forsstrom(at)finanssivalvonta.fi