Valvottavatiedote 4.9.2018 – 45/2018

Työeläkevakuutusyhtiöiden yhtiöjärjestysmuutosten ja eläkelaitosten sääntömuutosten vahvistaminen

Tämä tiedote koskee työeläkeyhtiöiden yhtiöjärjestysmuutoksia sekä lakisääteistä ja lisäeläkevakuutustoimintaa harjoittavien eläkesäätiöiden ja eläkekassojen sääntömuutoshakemuksia. Tiedotteen tarkoituksena on varmistaa, että hakemusten tiedot ovat riittäviä eivätkä lisäselvityspyynnöt tarpeettomasti viivästytä käsittelyä. Myös Finanssivalvonnan sisäisiä prosesseja kehitetään käsittelyn sujuvuuden varmistamiseksi.

Hakemuksen toimittaminen Finanssivalvontaan

Hakemukset toimitetaan Finanssivalvonnan (Fivan) kirjaamoon sähköpostitse kirjaamo(at)finanssivalvonta.fi. Kirjaamo rekisteröi hakemuksen vireille tulleeksi sen saapumispäivänä.

Hakemusta tai sen liitteitä ei pääsääntöisesti tarvitse sähköpostin lisäksi lähettää paperisena. Jos hakemusta ei teknisistä syistä voida lähettää sähköpostitse, voi hakemuksen toimittaa kirjepostina osoitteeseen: Finanssivalvonta, PL 103, 00101 HELSINKI.

Sähköpostin aihekentässä tulee olla maininta yhtiöjärjestys/sääntömuutoksesta sekä mitä valvottavaa muutos koskee, esim. xx-kassan sääntömuutoshakemus, tai tieto yhtiöjärjestyksen muutoshakemuksesta sekä yhtiön nimi. Sähköpostin tekstikenttään voi kirjoittaa vapaamuotoisen informaatiotekstin sekä lähettäjän yhteystiedot mahdollista yhteydenottoa varten. Sähköpostin liitteiden toivotaan olevan pdf-muodossa (tiedostomuoto, josta voidaan tarvittaessa esimerkiksi hakea tietoa tai käyttää kopioi-liitä-toimintoa).

Työeläkevakuutusyhtiön yhtiöjärjestyksen muutosta koskeva hakemus

Hakemus

Yhtiöjärjestyksen muutoksille on vakuutusyhtiölain 2:11 §:n perusteella haettava vahvistus Finanssivalvonnalta. Asia tulee vireille hakemuksella, josta tulee ilmetä seuraavat asiat

  • Yleisperustelut muutoshakemukselle – miksi haetaan
  • Yhtiöjärjestyksen muutetut kohdat ja niiden yksityiskohtaiset perustelut
  • Tarvittaessa ajankohta, mistä lukien muutoksia haetaan voimaan. Muutoksia ei voi hakea takautuvasti.
  • Hakemus on yhtiön nimenkirjoitusoikeuden omaavien tai siihen valtuutettujen allekirjoitettava.

Liitteet

Hakemuksen liitteenä tulee olla seuraavat asiakirjat

  • Yhtiöjärjestysehdotus, josta ilmenee esim. word:n muutostoiminnolla tehdyt muutokset aiempaan yhtiöjärjestykseen verrattuna.
  • Lisäksi muutetusta yhtiöjärjestyksestä ”puhdas”, ilman merkintöjä oleva kappale, jonka Finanssivalvonta liittää päätökseen.
  • Yhtiökokouksen pöytäkirja/pöytäkirjan ote, josta käy ilmi päätös yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Pöytäkirja tai sen ote on oikeaksi todistettava. Jos pöytäkirjassa viitataan kokouspöytäkirjan liitteeseen, tulee myös liite toimittaa Finanssivalvontaan.

Eläkesäätiön tai eläkekassan sääntömuutosta koskeva hakemus

Hakemus

Vakuutuskassan säännöille on vakuutuskassalain (VKL) 13 §:n perusteella haettava Finanssivalvonnan vahvistus. Jos sääntömuutos koskee välittömästi osakkaan oikeuksia tai velvollisuuksia, tulee sääntömuutokselle olla VKL 52 §:n mukainen osakkaan tai osakkaiden hyväksyntä.
 
Eläkesäätiön säännöille ja niiden muutoksille on eläkesäätiölain (ESL) 10 §:n perusteella haettava Finanssivalvonnan vahvistus. Mikäli sääntömuutos välittömästi koskee työnantajan oikeuksia tai velvollisuuksia, tulee sääntömuutokselle olla työnantajan hyväksyntä ESL 11 §:n 1 momentin mukaisesti.

Hyväksynnän on käytävä hakemuksesta ilmi esimerkiksi seuraavalla tavalla: maininta sääntömuutoksesta päättävän hallituksen/edustajiston/kassankokouksen pöytäkirjassa tai muu nimenomainen työnantajan kirjallinen hyväksyntä.

Muutoksia tehdessä tulee erityisesti huomioida, että katettuja etuuksia ei ESL 11 §:n 5 momentin mukaan voida heikentää. Myös VKL 53 § 1 momentti saattaa asettaa rajoituksia sääntömuutoksille.

Sääntömuutos tulee vireille hakemuksella, josta tulee ilmetä seuraavat asiat

  • Yleisperustelut sääntömuutoksille – miksi haetaan. Suositeltavaa on mainita myös hallintoelinten kokouks(i)en päivämäärä(t), joissa sääntömuutosta on käsitelty.
  • Sääntöjen muutetut kohdat numeroittain/pykälittäin ja muutettujen kohtien yksityiskohtaiset perustelut. Yksityiskohtaisista perusteluista tulee käydä ilmi muun muassa miksi muutos tehdään, miten se vaikuttaa etuuksiin ja sääntömuutoksen muut mahdolliset vaikutukset erilaisissa soveltamistilanteissa.
  • Mistä ajankohdasta lukien muutoksia haetaan voimaan. Muutosta ei voi hakea takautuvasti ja muutos voi tulla voimaan aikaisintaan hakemuksen saapumispäivästä Finanssivalvontaan.
  • Mikäli jotain lainsäädännöstä johtuvia muutoksia ei ole tarpeen tehdä sääntöihin esimerkiksi vakuutuskannan rakenteesta johtuen, tästä olisi hyvä mainita. Tällöin vältymme turhilta kyselyiltä ja viivästyksiltä.
    Hakemus on eläkelaitoksen nimenkirjoitusoikeuden omaavien tai siihen valtuutettujen allekirjoitettava.

Liitteet

Hakemuksen liitteenä tulee olla seuraavat asiakirjat

  • Sääntöteksti kokonaisuutena, josta ilmenee esim. word:n muutostoiminnolla tehdyt muutokset verrattuna aiempaan sääntöversioon.
  • Muutetuista säännöistä ”puhdas”, ilman merkintöjä oleva kappale, jonka Finanssivalvonta liittää päätökseen.
  • Sääntömuutoksesta päättävän hallintoelimen pöytäkirjan ote, josta käy ilmi päätös sääntöjen muuttamisesta. Pöytäkirjanote on oikeaksi todistettava. (Eläkesäätiöasetus 1 § tai vakuutuskassa-asetus 1 §).
  • Pöytäkirjauksesta on selkeästi käytävä ilmi mitkä sääntömuutosta koskevat kohdat/pykälät on kokouksessa käsitelty sekä muutoksien hyväksyminen. Jos pöytäkirjassa viitataan kokouspöytäkirjan liitteeseen, tulee myös liite toimittaa Finanssivalvontaan.
  • Pöytäkirjanotteesta tulee ilmetä kokouksen päätösvaltaisuus sekä sääntöjen lainmukaisuus.
  • Mikäli hakemusta toimitettaessa ei ole mahdollista liittää siihen kaupparekisteriotetta, josta työnantajan tai osakkaan nimen muutokset ilmenevät, tulee hakemusta täydentää oma-aloitteisesti myöhemmin.
  • Perustelut, mikäli toimintapiirin työnantajiin on esitetty tehtäväksi muutoksia ja selvitys siitä, että eläkesäätiölain ja vakuutuskassalain edellytykset muutoksille täyttyvät.

Mikäli uusia työantajia liittyy toimintapiiriin tai työnantajia eroaa toimintapiiristä, tarvitaan pääsääntöisesti sääntömuutokseen työnantajien/osakkaan suostumus ESL:n tai VKL:n mukaisesti.

Lisätietoja antaa

Marja Koponen, johtava lakimies, puhelin 09 183 5555, marja.koponen(at)finanssivalvonta.fi