Vakuutusedustajat

Ohjeita vakuutusmeklareille

Vakuutusedustajien (asiamies tai vakuutusmeklari) ja sivutoimisten vakuutusedustajien rekisteröinnistä säädetään vakuutusten tarjoamisesta annetun lain (234/2018) (jäljempänä LVT) 2 luvussa. Vakuutusedustaja ja sivutoiminen vakuutusedustaja merkitään Finanssivalvonnan pitämään vakuutusedustajarekisteriin. Näissä ohjeissa käytetään selkeyden vuoksi termejä päätoiminen ja sivutoiminen asiamies ja vakuutusmeklari. Sivutoimisuuden edellytykset on määritelty LVT:ssä.

Rekisteröintihakemus

Sähköinen rekisteröintihakemus täytetään ja lähetetään Finanssivalvonnalle verkkopalvelussa. Hakemuksen lisäksi Finanssivalvonnalle on toimitettava näissä ohjeissa tarkoitetut selvitykset 21 päivän kuluessa siitä, kun hakemus on saapunut Finanssivalvonnalle.

Selvitykset voi toimittaa

• hakemuksen mukana liitetiedostona tai
• sähköpostilla osoitteeseen vakuutusedustajat@finanssivalvonta.fi tai
• postitse osoitteeseen Finanssivalvonta, PL 103, 00101 Helsinki.

Hakemukseen liitettävät selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia.
 
Finanssivalvonta ei tutki hakemusta ennen hakemusmaksun suorittamista. Hakemusmaksu on suoritettava 21 päivän kuluessa siitä, kun hakemus on saapunut Finanssivalvonnalle.

• Sähköisen hakemuslomakkeen yhteydessä on maksuohjeet.
• Jos hakija peruuttaa hakemuksen tai hakemus hylätään, hakemusmaksua ei palauteta.

Finanssivalvonta selvittää viran puolesta hyvämaineisuutta muun muassa sakko- ja rikosrekisteriotteista.

Hakemukseen liitettävät, muut kuin vakuutusmeklarin riippumattomuutta koskevat selvitykset

Oikeushenkilö

Oikeushenkilöitä ovat esimerkiksi osakeyhtiöt, avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt, yhdistykset ja säätiöt (jäljempänä vakuutusmeklariyhtiö). Vakuutusten tarjoamisesta vastaavan tulee kuulua yrityksen johtoon. Hän voi olla esimerkiksi myyntijohtaja tai vastaavassa asemassa oleva.

Vakuutusmeklariyhtiön on liitettävä hakemukseensa:

• ote kaupparekisteristä, yhdistysrekisteristä tai säätiörekisteristä
• oikeusrekisterikeskuksen antama ote konkurssi- ja yrityssaneerausrekisteristä
• selvitys LVT:n 58 §:n mukaisesta vastuuvakuutuksesta tai sitä vastaavasta vakuudesta
• selvitys LVT:n 59 §:n mukaisesta asiakasvarojen erillään pitoa koskevasta järjestelmästä, jos päätoiminen tai sivutoiminen vakuutusmeklariyhtiö välittää asiakkaan tai vakuutuksenantajan varoja
• Selvitys rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä (503/2008) annetun lain noudattamisesta, liitteeksi sisäinen ohje asiakkaan tunnistamisesta ja tuntemisesta
• selvitys riippumattomuudesta yhtiön, sen johdon, vakuutusten tarjoamisesta vastaavien ja vakuutusten tarjoamiseen osallistuvien osalta
  • katso kohta ”Hakemukseen liitettävät selvitykset riippumattomuudesta”.

Päätoiminen vakuutusmeklariyhtiö

Fit & proper VT – lomakkeella selvitys seuraavien henkilöiden LVT:n 16 §:n mukaisesta hyvämaineisuudesta:

• yhtiön johto (toimitusjohtaja ja hänen sijaisensa, hallituksen jäsenet ja varajäsenet, vastuunalaiset yhtiömiehet, hallintoneuvoston ja siihen rinnastettavan toimielimen jäsenet ja varajäsenet)
• henkilöt, joilla on suoraan tai välillisesti vähintään kymmenesosa osakeyhtiön osakkeista tai osakkeiden tuottamasta äänivallasta tai, jos kyseessä on muu yhteisö kuin osakeyhtiö, vastaava omistus- tai määräämisvalta
  • vakuutusten tarjoamisesta vastaava/vastaavat henkilöt

Selvitys LVT:n 16 §:n mukaisesta hyvämaineisuudesta muun kuin vakuutusmeklariksi rekisteröitävän vakuutusten tarjoamiseen osallistuvan henkilöstön osalta:

• yhtiön kirjallinen vahvistus, että henkilöstö on hyvämaineinen (Liite C)
• vahvistuksen tulee perustua yhtiön kultakin henkilöltä pyytämään kirjalliseen vakuutukseen, että henkilö on sääntelyn edellyttämällä tavalla hyvämaineinen
• hyvämaineisuuden todentavat henkilöiden kirjalliset vakuutukset tulee pyydettäessä esittää Finanssivalvonnalle.

Fit & proper VT – lomakkeella selvitys seuraavien henkilöiden LVT:n 18 §:n ja STM:n asetuksen (295/2018) mukaisesta riittävästä ammattipätevyydestä ja tiedoista:

• yhtiön johto (toimitusjohtaja ja hänen sijaisensa, hallituksen jäsenet ja varajäsenet, vastuunalaiset yhtiömiehet, hallintoneuvoston ja siihen rinnastettavan toimielimen jäsenet ja varajäsenet)
  • yhtiön johdon ammattipätevyyttä arvioidaan kollektiivisesti
• vakuutusten tarjoamisesta vastaava/vastaavat henkilöt
  • ammattipätevyyden todentavat selvitykset, esimerkiksi tutkinto- ja koulutustodistukset, tulee pyydettäessä esittää Finanssivalvonnalle.

Selvitys seuraavien henkilöiden LVT:n 18 §:n ja STM:n asetuksen (295/2018) mukaisesta riittävästä ammattipätevyydestä ja tiedoista:

• vakuutusmeklariksi rekisteröitävien henkilöiden osalta (vähintään 30 % vakuutusten tarjoamiseen osallistuvista) vakuutusedustuslautakunnan antama todistus vakuutusmeklaritutkinnon suorittamisesta.

Muun kuin vakuutusmeklariksi rekisteröitävän vakuutusten tarjoamiseen osallistuvan henkilöstön osalta yhtiön kirjallinen vahvistus siitä, että henkilöstöllä on riittävä ammattipätevyys ja tiedot (Liite E):

• vakuutusmeklariksi rekisteröitävien henkilöiden (vähintään 30 %) osalta lisäksi:
  • Digi- ja väestötietoviraston antama ote holhousasioiden rekisteristä
  • oikeusrekisterikeskuksen antama ote konkurssi- ja yrityssaneerausrekisteristä
• ammattipätevyyden todentavat selvitykset, esimerkiksi koulutustodistukset, tulee pyydettäessä esittää Finanssivalvonnalle
• kirjallinen selvitys siitä, että vähintään 30 % sen palveluksessa olevista, suoraan vakuutusten tarjoamiseen osallistuvista henkilöistä rekisteröidään vakuutusmeklariksi.

Sivutoiminen vakuutusmeklariyhtiö

Kirjallinen selvitys siitä, että yhtiö täyttää LVT 5 §:n 1 momentin 5 kohdan sivutoimisen vakuutusmeklarin määritelmän mukaiset edellytykset (Liite G)

• Fit & proper VT – lomakkeella selvitys seuraavien henkilöiden LVT:n 16 §:n mukaisesta hyvämaineisuudesta:
  • vakuutusten tarjoamisesta vastaava/vastaavat henkilöt
• Vakuutusten tarjoamiseen osallistuvan henkilöstön osalta yhtiön kirjallinen vahvistus siitä, että henkilöstöllä on riittävä ammattipätevyys ja tiedot (Liite E)
  • ammattipätevyyden todentavat selvitykset, esimerkiksi tutkinto- ja koulutustodistukset, tulee pyydettäessä esittää Finanssivalvonnalle.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja

Vakuutusmeklarin on liitettävä hakemukseensa:

• Digi- ja väestötietoviraston antama ote holhousasioiden rekisteristä
• oikeusrekisterikeskuksen antama ote konkurssi- ja yrityssaneerausrekisteristä
  • ote on pyydettävä henkilötunnuksella ja y-tunnuksella, jos hakijalla sellainen on
• selvitys LVT 58 §:n mukaisesta vastuuvakuutuksesta tai sitä vastaavasta vakuudesta
• selvitys LVT:n 59 §:n mukaisesta asiakasvarojen erillään pitoa koskevasta järjestelmästä, jos päätoiminen tai sivutoiminen vakuutusmeklari välittää asiakkaan tai vakuutuksenantajan varoja.

Finanssivalvonta selvittää viran puolesta vakuutusmeklareiksi rekisteröitävien henkilöiden hyvämaineisuutta muun muassa sakko- ja rikosrekisteriotteista.

Sivutoiminen vakuutusmeklari

• Kirjallinen selvitys siitä, että vakuutusmeklari on LVT 5 §:n 1 momentin 5 kohdan sivutoimisen vakuutusmeklarin määritelmän mukainen (Liite G).

Hakemukseen liitettävät selvitykset riippumattomuudesta

• Vakuutusmeklarin on vakuutusten tarjoamisesta annetun lain 8 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan oltava riippumaton vakuutuksenantajista. Vakuutusmeklariyhtiön on hakemuksessaan osoitettava riippumattomuutensa liitteellä H
• Vakuutusten tarjoamiseen osallistuvien rekisteröimättömien henkilöiden riippumattomuus tulee pyydettäessä osoittaa Finanssivalvonnalle. Yksityisen elinkeinonharjoittajan on hakemuksessaan osoitettava riippumattomuutensa liitteellä I.

Hakemuksessa ja sen liitteissä annettujen tietojen muutoksista ilmoittaminen

Jos hakemuksessa tai sen liitteissä annetut tiedot muuttuvat rekisteröinnin jälkeen, rekisteriin merkityn päätoimisen ja sivutoimisen vakuutusmeklariyhtiön sekä päätoimisen ja sivutoimisen yksityisen elinkeinonharjoittajan on viipymättä ilmoitettava muutoksista Finanssivalvonnalle ja toimitettava vastaavat selvitykset kuin rekisteröintiä haettaessa:

• muutoshakemuksella, jonka voi tehdä kirjautumalla rekisteritietoihinsa omilla käyttäjätunnuksilla verkkopalvelussa.

Asiakirjojen käännökset

Jos näissä ohjeissa tarkoitetut asiakirjat on laadittu muulla kuin suomen tai ruotsin kielellä, niistä on Finanssivalvonnan vaatimuksesta toimitettava myös suomen- tai ruotsinkielinen käännös.

1. Seuraaviin ryhmiin kuuluvan henkilön lisääminen tai poistaminen rekisteristä

• yhtiön johto: toimitusjohtaja ja hänen sijaisensa, hallituksen jäsenet ja varajäsenet, vastuunalaiset yhtiömiehet, hallintoneuvoston ja siihen rinnastettavan toimielimen jäsenet ja varajäsenet
• henkilöt, joilla on suoraan tai välillisesti vähintään kymmenesosa osakeyhtiön osakkeista tai osakkeiden tuottamasta äänivallasta tai, jos kyseessä on muu yhteisö kuin osakeyhtiö, vastaava omistus- tai määräämisvalta
• luonnolliset henkilöt ja oikeushenkilöt, joilla on kirjanpitolain 1 luvun 5 §:n mukainen määräysvalta tai läheiset sidokset

Vakuutusedustaja kirjautuu vakuutusedustajarekisterissä omiin rekisteritietoihinsa ja täyttää muutoshakemuksen.

Hakemusliitteeksi tarvitaan, silloin kun uusi henkilö lisätään

• fit & proper VT -lomake

Päätoimiset yhtiöt toimittavat fit & proper VT -lomakkeen muista paitsi hallituksen varajäsenistä.

Sivutoimiset yhtiöt toimittavat fit & proper VT -lomakkeen vain tarjoamisesta vastaavasta.

Lomakepohjat löytyvät vakuutusedustajien sivustolta kohdasta Lomakkeet.

Sivutoimisten yhtiöiden omistajista ja määräysvallan tai läheisen sidoksen omaavista ei tarvita fit ja proper VT -lomaketta.

2. Päätoiminen asiamiesyhtiö haluaa rekisteröidä uuden asiamiehen (päätoimisten oikeushenkilöiden on rekisteröitävä vähintään 30 % vakuutusten tarjoamiseen osallistuvista henkilöistä)

Asiamiesyhtiö kirjautuu vakuutusedustajarekisterissä omiin rekisteritietoihinsa ja täyttää muutoshakemuksen.

Hakemusliitteet

• Digi- ja väestötietoviraston antama ote holhousasioiden rekisteristä
• oikeusrekisterikeskuksen antama ote konkurssi- ja yrityssaneerausrekisteristä
• liite B (vakuutusyhtiö allekirjoittaa)

Lomakepohjat löytyvät vakuutusedustajien sivustolta kohdasta Lomakkeet.

3. Asiamiesyhtiö haluaa lisätä tai vaihtaa palveluksessaan tarjoamisesta vastaavaksi nimetyn henkilön (tarjoamisesta vastaavia ovat lisäksi yhtiön kaikki johtoon kuuluvat)

Asiamiesyhtiö kirjautuu vakuutusedustajarekisterissä omiin rekisteritietoihinsa ja täyttää muutoshakemuksen.

Hakemusliitteet

• fit & proper VT – lomake
• liite B (vakuutusyhtiön allekirjoittaa)

Lomakepohjat löytyvät vakuutusedustajien sivustolta kohdasta Lomakkeet.

4. Vakuutusmeklariyhtiö haluaa rekisteröidä uuden vakuutusmeklarin (päätoimisten oikeushenkilöiden on rekisteröitävä vähintään 30 % vakuutusten tarjoamiseen osallistuvista henkilöistä)

Vakuutusmeklariyhtiö kirjautuu vakuutusedustarekisterissä omiin rekisteritietoihinsa ja täyttää muutoshakemuksen.

Hakemusliitteet

• vakuutusedustuslautakunnan antama todistus vakuutusmeklaritutkinnon suorittamisesta
  • uuden lain mukainen meklaritutkinto, tai vanhan lain mukainen tutkinto ja luotettava selvitys meklarin ammattipätevyyden kehittämisestä vastaamaan uuden lain vaatimuksia
• Digi- ja väestötietoviraston antama ote holhousasioiden rekisteristä
• oikeusrekisterikeskuksen antama ote konkurssi- ja yrityssaneerausrekisteristä

5. Asiamies haluaa vaihtaa edustettavia vakuutuksenantajia

Asiamiesyhtiö kirjautuu vakuutusedustajarekisterissä omiin rekisteritietoihinsa ja täyttää muutoshakemuksen.

Vakuutuksenantajalistalta valitaan uudet edustettavat yhtiöt ja poistetaan ne, joiden edustus päättyy.

Hakemusliitteet

• uuden edustettavan vakuutuksenantajan antama vahvistus voimassa olevasta asiamiessopimuksesta ja ammattipätevyydestä − lomake A (oikeushenkilö) tai B (yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi)

6. Toiminnan lopettamisesta ilmoittaminen

Toiminnan lopettamisesta tehdään viipymättä ilmoitus (14 §, Laki vakuutusten tarjoamisesta 234/2018) kirjautumalla vakuutusedustajarekisterissä omiin rekisteritietoihin kohdasta vakuutusedustuksen päättäminen.

7. Käyttäjätunnukset rekisterijärjestelmään

Unohtuneet käyttäjätunnukset ja salasanat voi itse tilata kohdasta Omat tiedot ja muutoshakemukset.

Jos et muista mikä sähköpostiosoite rekisteritiedoissasi on eikä tunnusten tilaaminen siten onnistu, lähetä sähköpostiviesti osoitteeseen vakuutusedustajat(at)finanssivalvonta.fi.

8. Milloin hakemukseni on käsitelty

Hakemukset käsitellään tasapuolisesti ja saapumisjärjestyksessä. Riippuen hakemusmääristä ja siitä millaisia hakemuksia on jonossa ennen hakemustasi, käsittelyaika vaihtelee hieman ja on keskimäärin kolme viikkoa. Jätä käsittelyaikaa hakemuksellesi. Älä jätä sitä viimeisenä asiana suoritettavaksi. Rekisteröityminen on lakisääteinen velvoite, jonka hoitaminen asianmukaisesti tulee olla tehty ennen kuin vakuutusten tarjoamisen voi aloittaa.

9. Voinko nopeuttaa hakemukseni käsittelyä

Hakemukset käsitellään järjestyksessä kaikkien hakijoiden tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi. Hakemuksia ei voida laittaa kiireellisyysjärjestykseen.

Hakemuskäsittelyä voi itse nopeuttaa siten, että varmistaa kaikkien hakemusliitteiden toimittamisen hakemuksen mukana, ja että ne ovat oikein. Lue siis ohjeet huolellisesti ja kysy neuvoa omasta edustamastasi vakuutusyhtiöstä, esimerkiksi asiamieshallinnon henkilöstöltä. Jokaisesta vakuutusyhtiöstä on nimetty Fiva-yhteyshenkilö, joka osaa asiat ja jonka kautta tieto rekisteröintiasioihin liittyen keskitetysti kulkee organisaatioiden välillä.

Rekisteröitymisohjeet löytyvät vakuutusedustajien sivustolta: Vakuutusedustajaksi rekisteröityminen kohdasta Kuvalliset, yksityiskohtaiset ohjeet rekisteröintihakemuksen tekemiseen ja liitteiden lähettämiseen ja vakuutusmeklareille kohdasta Ohjeita vakuutusmeklareille.